Με ασφάλεια, στο Internet

Πολλοί άνθρωποι αναρωτιούνται αν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail) είναι κάτι που θα πρέπει να το χειρίζονται σε συχνότητα ή αν είναι ασφαλή . Η απάντηση φυσικά και είναι ΝΑΙ! ...Στην καθημερινότητα μας καθώς ο κόσμος αλλάζει αλλάζουν ταυτόχρονα και οι ανάγκες μας...


Ο σύγχρονος άνθρωπος έχει την ανάγκη πλέον να επικοινωνεί από οπουδήποτε.

 

Εδώ λοιπόν έρχεται το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο να μας λύσει τα χέρια και να μας βοηθήσει στην καθημερινότητα μας.

 

Ας πάρουμε τα πράγματα από την αρχή όμως…

 

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένας δίαυλος επικοινωνίας ανάμεσα σε δύο ή περισσότερους συνομιλητές μας. Στις ηλεκτρονικές συνομιλίες έχουν πρόσβαση ο κάθε συνομιλητής ξεχωριστά και ο καθένας με το προσωπικό του συνθηματικό (username) -κωδικό πρόσβασης (password) .

 

H επικοινωνία γίνεται άμεσα και κρυπτογραφημένα . Ο αποστολέας στέλνει το μήνυμα του και ο παραλήπτης το διαβάζει ή το διαγραφεί ή απάντα. Η απήχηση του email ενδέχεται να μην είναι σε πραγματικό χρόνο . Για παράδειγμα ο αποστολέας μπορεί να στείλει το μήνυμα του στις δέκα το πρωί και να λάβει απάντηση στις 3 το μεσημέρι ή μετά από δύο ημέρες κλπ.

 

Εδώ λοιπόν ερχόμαστε να εξηγήσουμε για ποιο λόγο όλοι μας πρέπει να βάλουμε σε καθημερινή μας προτεραιότητα την ανάγνωση και την αποστολή e-mail.

 

Ο πρώτος και σημαντικότερος λόγος είναι ότι μπορούμε να έχουμε απεριόριστο όγκο πληροφοριών (κείμενα , εικόνες , συνημμένα αρχεία , έγγραφα της δουλεία μας , κλπ) παντού απλά με 1 κλικ. 

 

Αυτό σημαίνει ότι η πρόσβαση που έχουμε μας βοηθά στην καθημερινότητα μας σε υψηλό επίπεδο.

 

Για παράδειγμα ενώ περπατάμε μπορούμε να ενημερωθούμε (πλέον) όταν ο πελάτης μας , μας στείλει μια ερώτηση στην οποία μπορούμε να του απαντήσουμε επί τόπου από εκεί που είμαστε. 

 

Διαφορετικά θα έπρεπε να γυρίσουμε στο γραφείο μας να τον καλέσουμε και να του εξηγήσουμε. 

Το χάσιμο του χρόνου και από τις δυο πλευρές είναι τεράστιο. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έρχεται να γεφυρώσει αυτό το χάσμα.

 

Από την άλλη πλευρά ο κόσμος πρέπει να καταλάβει ότι πρέπει να χρησιμοποιεί το e-mail στην καθημερινότητα του καθώς με αυτό τον τρόπο εξυπηρετείται πολύ πιο άμεσα και αποτελεσματικά.

 

Πρέπει να καταλάβουμε όλοι μας ότι το να σηκώσεις ένα τηλέφωνο και να καλέσεις τον συνεργάτη σου , τον πελάτη σου , τον τεχνικό σου , κλπ μπορεί να δείχνει άμεσο αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι και εξηγώ γιατί.

 

Η συμβουλή που μπορεί να χρειάζεσαι ή η καθοδήγηση εκείνη την στιγμή θα σου λύσει το πρόβλημα «τοπικά» και όχι για πάντα και συνεχώς θα εξαρτάσαι από κάποιον. Με τον ηλεκτρονικό τρόπο θα έχεις πάντα αποθηκευμένη την καθοδήγηση που ζητάς και θα μπορείς να την εφαρμόσεις οποιαδήποτε στιγμή επιθυμείς.

 

Για παράδειγμα κάποιος άνθρωπος που επιθυμεί να αλλάξει 3 φωτογραφίες στο site ή στο blog του , αν καλέσει τον τεχνικό ο οποίος μπορεί να είναι εκτός γραφείου ή σε ραντεβού κλπ κλπ μπορεί τηλεφωνικά να τον καθοδηγήσει αλλά μετά από 2-3-10 μέρες που θα χρειαστεί ξανά το ίδιο θα πρέπει να τον καλέσει και πάλι.

 

Αν όμως παρακάμψει το τηλέφωνο και στείλει ένα απλό e-mail περιγράφοντας ακριβώς τις ενέργειες που θέλει να κάνει ο τεχνικός θα του απαντήσει αναλυτικά και βήμα βήμα τι πρέπει να κάνει και οποιαδήποτε στιγμή θελήσει θα έχει «γραμμένη» την καθοδήγηση.

 

Ας περάσουμε τώρα να εξηγήσουμε την σωστή δομή που πρέπει να έχει το e-mail και από την πλευρά του αποστολέα και από την πλευρά του παραλήπτη.

 

Ο αποστολέας θα πρέπει να γράφει έναν σύντομο τίτλο που να περιγράφει όσο γίνεται τι ακριβώς ζητά στο κείμενο του.

 

Θα πρέπει ο τίτλος και το κείμενο να είναι γραμμένο σωστά με Ελληνικούς  χαρακτήρες και να περιγράφει αναλυτικά  ακριβώς αυτό που θέλει.

 

Όσο «κουραστικό» και να νομίζει ο αποστολέας ότι είναι (δεν μπορεί να το καταλάβει εκείνη την στιγμή) τόσο πιο εύκολα θα πάρει απάντηση.

 

Για παράδειγμα αν είμαστε σε ένα δικηγορικό γραφείο και ο συνεργάτης του δικηγόρου στείλει ένα email του τύπου «έχω πρόβλημα με τον τάδε πελάτη τι να κάνω;» δεν βοηθά τον συνομιλητή του να του δώσει γρήγορα την λύση.

 

Η σωστή έκφραση θα ήταν «Έχουμε ένα πρόβλημα με τον τάδε πελάτη όπου στις 20/2/13 μας είχε δώσει εξουσιοδότηση για να τον υπερασπιστούμε στην τάδε δική αλλά περιμέναμε να μας φέρει κάποια απαραίτητα χαρτιά που δεν έχει φέρει , τι ακριβώς θα πρέπει να κάνουμε;».

 

Με τον τρόπο αυτό αμέσως έχουμε δώσει ένα 90% εικόνας στον συνομιλητή μας και η απάντηση που θα μας δώσει θα έχει την λύση που ζητάμε.

 

Από την άλλη πλευρά του παραλήπτη θα πρέπει να καταλάβουμε ότι ΑΠΑΝΤΑΜΕ σε όλα τα e-mail . 

 

Με αυτόν τον τρόπο δείχνουμε αρχικά ευγένεια προς τον συνομιλητή μας αλλά και από την δίνουμε «ηλεκτρονική αναφορά» ότι λάβαμε αυτό που μας έστειλαν.

 

Δυστυχώς είναι συχνό φαινόμενο να δεχόμαστε μηνύματα και να μην απαντάμε πίσω. Με αυτό τον τρόπο ουσιαστικά δεν κερδίζουμε τίποτα καθώς η «απέναντι πλευρά» δεν θα γνωρίζει αν λάβαμε το μήνυμα και θα  χρειαστούν να μας καλέσουν επιβαρύνοντας επιπλέον το πρόγραμμα του καθένα μας (μπορεί να μην θυμόμαστε τι λάβαμε , μπορεί να είμαστε εκτός γραφείου , κλπ κλπ) αν έχουμε απαντήσει δεν θα χρειαστεί ο αποστολέας να μας καλέσει.

 

Για παράδειγμα αν λάβουμε από ένα κατάστημα εμπορίας αλουμινίων ένα e-mail της μορφής «Συνημμένα σας στέλνουμε τις προσφορές που μας ζητήσατε».

 

Οι 9/10 χρήστες δεν θα απαντήσουν καθόλου ή θα πάρουν τηλέφωνο μόνο αν η τιμή που έλαβαν είναι εντάξει.

 

Η σωστή κίνηση όταν δεχτούμε ένα τέτοιο e-mail είναι να απαντήσουμε «Σας ευχαριστώ για την προσφορά την έχω λάβει και θα επικοινωνήσω μαζί σας».

 

Με τον τρόπο αυτό αυτόματα γνωστοποιούμε στην «απέναντι πλευρά» ότι λάβαμε το μήνυμα τους και τους ευχαριστούμε για τον κόπου που έκαναν να μας εξυπηρετήσουν.

 

Περιγράψαμε με απλό και κατανοητό τρόπο για ποιον λόγο πρέπει όλοι να βάλουμε στην καθημερινή μας ζωή την ηλεκτρονική επικοινωνία.

 

Πρέπει ο κόσμος να δεχτεί μέσα του ότι μπορεί πολύ πιο γρήγορα από το τηλέφωνο ή την «παραδοσιακή» αλληλογραφία να στείλει από παντού αυτά που θα έλεγε από κοντά και το κυριότερο να έχει πάντα μαζί του τα αρχεία και τα δεδομένα του.

 

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει έρθει και έχει μπει στην ζωή μας για να μας βοηθήσει αρκεί να το χειριστούμε όπως ακριβώς πρέπει και να το βάλουμε στην καθημερινότητα μας σαν επιτακτική ανάγκη και όχι σαν επιλεκτική.

 

Πρέπει όλοι να καταλάβουμε ότι όπως πίνουμε καφέ το πρωί όταν ξυπνάμε έτσι πρέπει να δούμε και τα μηνύματα μας και να απαντήσουμε (ανεξάρτητα το κομμάτι του καθενός αν δηλαδή είναι επαγγελματίας ή απλός χρήστης)

 

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα εργαλείο για τον καθένα από εμάς σε όλα τα επίπεδα και με αυτό πρέπει να πορεύεται κάποιος που δουλεύει ή θέλει να δουλεύει ηλεκτρονικά.

 

Το μοτίβο που μας λύνει τα χέρια λέγεται διαδίκτυο και έχει επέκταση…. «Δουλεύω ηλεκτρονικά γρήγορα & με ασφάλεια»

 

Κώτσιας Βασίλειος support@e-base.gr